Bugünkü yazımızın konusu site ve apartman yönetimlerinin tutması ve düzenleme gerektiren defter ve belgelerdir. Defter ve belgelerin düzenli olması yöneticilerin faaliyetlerini kolaylaştıracağı gibi, sakinler açısından ise denetlenebilir, güvenli, açık ve sistematik bir yönetimin oluşmasını sağlar. Tüm yöneticiler aşağıda belgeleri düzenlemeli ve muhafaza etmelidir. Yönetimlerin tutması gereken defter ve belgeler aşağıdaki şekildedir;

Karar Defteri: Kat malikleri kurulu yönetim planında belirlenen şekilde ve periyotta toplanır. Kat malikleri kurulunda alınan kararlar noter tasdikli karar defterine numaralandırılarak işlenir. Böylece kurulda alınan kararlar resmiyet kazanmış olur.

İşletme projesi: Apartman ve sitelerde gelir giderlerin programlandığı belgedir. Apartman ve sitelerde aidat, avans tahsilleri ve giderlerin harcanmasında esas olan belgedir. Her sitenin ve apartmanın kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme belgesi olması zorunludur. İşletme projesinin olmaması halinde yönetim en kısa sürede bu belgeyi oluşturmalıdır.

Toplantı Tutanakları: Yönetim kurulu veyahut kat malikleri belirli aralıklarla yada gerektikçe toplantılar yapabilir. Bu toplantılarla ilgili alınan karar tutanakları, vekâleten katılma olduysa vekâlet belgeleri, alınan kararların orijinalleri korunmalıdır.

İdareyi Gösteren Belgeler

Yöneticinin yönetici seçildiğine dair imza sirküsü, seçimin olduğu kat malikleri, kurulu gibi belgeler muhafaza edilmelidir. Ayrıca site personellerine ait SGK, maaş bordroları vs belgeler resmi kurumlara sunulmaya hazır şekilde düzenli olarak kullanım için hazır bulundurulmalıdır.

Mali Belgeler:

Yönetim gelir gidere ilişkin fiş, fatura, tahsilat makbuzu, gider tutanaklarını düzenli ve detaylı olarak kayıt etmelidir.